Welches E-Rechnung - Format benötige ich?
Unsere Empfehlung
Bei der Arbeit mit E-Rechnungen ist man konfrontiert mit verschiedenen Formaten und Ausprägungen einer E-Rechnung. Sie selbst als Unternehmer müssen dabei in der Lage sein E-Rechnungen in allen Standards in allen Spezifikationen jeweils in allen Syntaxen sowie allen Versionen lesen zu können. Angenommen Sie müssen sich aber nun selbst für ein Format entscheiden, welches Format sollen sie wählen? Wir möchten Ihnen unsere Empfehlung aus der Praxis mitgeben und diese durch Detailbetrachtungen und Vergleiche begründen. Falls sie in die Details nicht einsteigen wollen, hier unsere Empfehlung vorneweg:
- B2B & B2C: Standard Zugferd in Spezifikation „Profil Extended“
- B2G: Standard XRechnung in Spezifikation „CIUS“ in Syntax UBL
Unsere Empfehlung stimmt somit unter anderem mit der Empfehlung vom Bundesverband Software und Digitalisierung im Bauwesen (28.01.2025) überein.
Allgemein
Die verschiedenen Formate unterscheiden sich im Informationsgehalt sowie in der Stärke und Qualität der Strukturierung. Grob lässt sich unterscheiden zwischen Standards und Spezifikationen. Ein Standard (z.B. Zugferd) hat mehrere Spezifikationen (z.B. Profil Extended). Die Spezifikationen eines Standards bauen aufeinander auf. Das heißt, die „nächstgrößere“ Spezifikation (z.B. Profil Extended) hat mindestens alle Informationen der „vorhergehenden“ Spezifikation (z.B. Profil En16931). Wir haben dazu jeweils eine Matrix für Zugferd und XRechnung vorbereitet.
Überblick Zugferd
Während beim Standard Zugferd einige Formate lediglich als Buchungshilfe dienen, erfüllen andere alle steuerlichen und gesetzlichen Anforderungen für eine vollständige elektronische Rechnung. Zudem gibt es spezialisierte Formate, die sich insbesondere für den internationalen Handel oder den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern eignen.
Zugferd in Spezifikationen „Profil Minimum“ und „Profil Basic-WL“ bieten lediglich eine Unterstützung bei der Buchhaltung, enthalten jedoch nicht alle rechtlich notwendigen Informationen, um als vollständige Rechnung zu gelten. Eine Zugferd-Rechnung in diesen Spezifikationen ist in Deutschland nicht als Rechnung anerkannt. Das liegt vorallem daran, dass Minimum als auch Basic-WL keine Rechnungspositionen enthalten (WL = „Without Lines“ = Ohne Rechnungspositionen). Erst mit Zugferd in Spezifikation „Profil Basic“ wird ein Format erreicht, das den Anforderungen des deutschen Umsatzsteuergesetzes entspricht und für B2B/B2C -Transaktionen geeignet ist. Unternehmen, die international tätig sind oder zusätzliche Informationen wie Zahlungsdetails und Rechnungsanhänge übermitteln möchten, profitieren von ZUGFeRD in Spezifikation „Profil EN16931“ (ehemals „Comfort“). Für komplexe Geschäftsprozesse, bei denen beispielsweise Skonto, Mahngebühren oder mehrere Käufer und Verkäufer berücksichtigt werden müssen, stellt ZUGFeRD in Spezifikation „Profil Extended“ eine geeignete Lösung dar.
Für Freelancer und Kleinunternehmen, die einfache Rechnungen ausstellen müssen, reicht Zugferd Basic aus. Mittelständische Unternehmen, die ihre Rechnungen auch im europäischen Raum verwenden möchten, sollten auf Zugferd EN16931 setzen. Wer komplexere Rechnungsprozesse abbilden muss, etwa durch unterschiedliche Zahlungsmodalitäten oder branchenspezifische Regelungen, ist mit Zugferd Extended gut beraten.
Ebenfalls wird seit Version 2.2.0 von Zugferd die Spezifikation XRechnung angeboten (nicht zu verwechseln mit dem Standard XRechnung). Die Motivation von Zugferd ist auch den Bereich B2G abbilden zu können. Dazu benutzt Zugferd einen Trick: Die Spezifikation XRechnung definiert weiterhin eine menschenlesbare PDF wobei das eingebettete XML dem Standard XRechnung entspricht. Der Vorteil ist, dass man die eingebettete XML-Datei ohne weiteres im B2G-Bereich verwenden kann, was bei einer eingebetteten XML-Datei der anderen Zugferd-Spezifikationen nicht der Fall ist. Der Standard Zugferd in Spezifikation XRechnung wird bisher von wenigen Buchhaltungsprogrammen unterstützt.
Zusammenfassend tendieren wir somit bei freier Auswahl im Bereich B2B & B2C zum Standard Zugferd in Spezifikation Extended.
Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, müssen sich hingegen zwingend mit dem Standard XRechnung auseinandersetzen. Dieser ist für die Kommunikation mit Behörden und staatlichen Institutionen vorgeschrieben.
Überblick XRechnung
Die XRechnung ist das maßgebliche Format für elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland. Der Standard basiert auf den Anforderungen der europäischen Norm EN16931 und gewährleistet einen strukturierten, standardisierten Austausch von Rechnungsdaten im B2G-Bereich.
Im Gegensatz zum Standard Zugferd, bei dem man von einer lesbaren PDF (XML ist eingebettet) profitieren kann (hybride Lösung), besteht die XRechnung ausschließlich aus XML-Daten. Dadurch wird (besonders für Maschinen) eine medienbruchfreie Verarbeitung ermöglicht. Die XRechnung ist in zwei Spezifikationen verfügbar: 1. Die Spezifikation „Core Invoice Usage Specification“ (kurz: „CIUS“). Hiermit sind alle umsatzsteuerrechtlichen Informationen sowie Skonto- und Mahngebühren abbildbar. 2. Die Spezifikation „Extension“. Hiermit sind zusätzlich zur CIUS erweiterte Funktionen für branchenspezifische Anforderungen abbildbar. Hierzu zählen unter anderem die Möglichkeit, Rechnungsunterpositionen zu einer Rechnungsposition zusammenzufassen, mehrere Lieferorte oder -zeiträume anzugeben oder Drittzahlungen für Generalunternehmer zu integrieren. Beide Spezifikationen sind jeweils in zwei sogenannten Syntaxen repräsentiert in denen die E-Rechnung zu schreiben ist: „Cross Industry Invoice“ (kurz: CII) sowie „Universal Business Language“ (kurz: UBL). Im Vergleich – Zugferd vereinfacht hier indem nur eine Syntax (CII) unterstützt wird.
Die XRechnung entspricht in beiden Spezifikationen (und in allen Syntaxen) vollständig den gesetzlichen Anforderungen und wird von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verpflichtend gefordert. Unternehmen, die mit der öffentlichen Hand Geschäfte machen, müssen sicherstellen, dass sie dieses Format nutzen und in ihre ERP-Systeme integrieren können. Systeme wie DATEV oder SAP Document Compliance unterstützen die Verarbeitung der XRechnung, wodurch eine reibungslose Einbindung in bestehende Workflows gewährleistet ist.
Für die Übermittlung der XRechnung stehen verschiedene Kommunikationskanäle zur Verfügung, darunter E-Mail, Rechnungsportale wie das ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) sowie das Peppol-Netzwerk. Ab Version 3 der XRechnung ist zudem eine direkte Kompatibilität mit Peppol BIS Billing gegeben, wodurch eine nahtlose Integration in internationale Rechnungsprozesse erleichtert wird.
Zusammenfassend sollten die meisten Rechnungsverkehre im Standard XRechnung durch Spezifikation CIUS abgedeckt sein. Letzlich stellt sich noch die Frage welche Syntax verwendet werden soll. Wir bemerken dazu, dass gerade bei möglicher Kommunikation der E-Rechnung über das Peppol-Netzwerk die Syntax UBL notwendig ist. Außerdem bekommen wir auch eine Orientierung von der Kosit (Ersteller vom Standard XRechnung) in ihrer eigenen Definition des XRechnung-Standards:
„Im Unterschied dazu [zu CII] kann die Extension XRechnung derzeit nur in der UBL Invoice Syntax vollständig abgebildet werden. Da sich das Syntaxbinding der Extension XRechnung derzeit nicht fehlerfrei für CII umsetzen lässt, gibt es dieses bis auf weiteres nur für UBL“
Aufgrund dessen tendieren wir bei freier Auswahl im Bereich B2G klar zur XRechnung in Spezifikation CIUS mit Syntax UBL.
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Ihr E-Rechnung-Kit Team